Lo que sabía el asistente, y lo que sabría ahora

En agosto el asistente recibió los campos de la app de preventa y ninguna definición. A la derecha, el texto que recibiría hoy, generado del mismo archivo que las definiciones y los sistemas.

Aquí no se ejecuta ningún modelo de inteligencia artificial. Se muestra el texto que el asistente recibiría; su efecto en un asistente real no se mide en esta demostración.

En agosto

Contexto del asistente en agosto

Fuentes

App de preventa: COD_PUNTO, COD_VENDEDOR, FEC_VISITA, FEC_PEDIDO, CANT_PEDIDA, VLR_PEDIDO.

Definiciones

Ninguna. «Venta» y «cliente activo» no están definidas.

Con las definiciones acordadas

Contexto para el asistente de Distribuidora Corvana · definiciones v1.0.0 (2026-10-30)

Cómo responder

Si le preguntan por «venta» sin calificativo, responda con Venta neta: Venta facturada del mes menos las notas crédito emitidas en ese mismo mes, aunque se refieran a facturas de meses anteriores. Se expresa sin IVA. Es la «venta» sin calificativo.
Llame cada cifra por su nombre en este documento y diga si lleva IVA y qué fecha la ubica en el mes.
Si con sus fuentes no puede calcular la cifra que le piden, dígalo, explique qué datos le faltan y ofrezca la cifra que sí puede dar, con su nombre propio.
Nunca compare el recaudo con la meta: El recaudo nunca se compara contra la meta comercial. (D-004)

Definiciones acordadas

Pedido (responde: Hernán Cuello, director comercial). Solicitud de compra que el vendedor de preventa toma en el punto de venta. Su valor incluye IVA y se ubica en el periodo por la fecha en que se toma.
Línea de pedido (responde: Hernán Cuello, director comercial). Un producto dentro de un pedido, con la cantidad pedida y la cantidad despachada. La diferencia entre las dos es el faltante por agotado.
Factura electrónica (responde: Ricardo Montes, contador). Documento validado por la DIAN que se emite al despachar un pedido, a nombre de un tercero y con la fecha del despacho. Registra el valor despachado sin IVA y el IVA aparte.
Nota crédito (responde: Ricardo Montes, contador). Documento que reduce el valor de una factura ya emitida, por devolución, avería o descuento comercial. Cuenta en el periodo de su propia fecha.
Devolución (responde: Ricardo Montes, contador). Mercancía que el cliente regresa, total o parcialmente, al recibirla o después, por rechazo, avería o vencimiento. Origina una nota crédito, que puede emitirse días más tarde.
Venta facturada (responde: Ricardo Montes, contador). Suma de las facturas electrónicas emitidas en el mes, antes de notas crédito. Se expresa sin IVA. Cálculo: La suma del valor sin IVA de las facturas cuya fecha de factura cae en el mes.
Venta neta (responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera). Venta facturada del mes menos las notas crédito emitidas en ese mismo mes, aunque se refieran a facturas de meses anteriores. Se expresa sin IVA. Es la «venta» sin calificativo. Cálculo: Venta facturada menos la suma del valor sin IVA de las notas crédito cuya fecha de la nota cae en el mes.
Recaudo (responde: Yolanda Ariza, jefe de cartera). Dinero recibido de los clientes en el mes, con IVA, aplicado a facturas de cualquier mes. Mide caja, no venta. Cálculo: La suma del valor pagado de los pagos recibidos cuya fecha de pago cae en el mes.
Meta comercial (responde: Martín Bustamante, gerente general). Venta neta sin IVA que la junta directiva aprueba para cada mes en el presupuesto. Las cuotas de pedidos de los vendedores se derivan de ella con una regla escrita. Cálculo: La suma del valor de las metas del presupuesto cuyo mes cae en el mes.
Periodo y corte (responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera). Un periodo es un mes calendario en hora de Colombia. Cada medida declara qué fecha la ubica en el periodo; el corte es la frontera entre dos meses.
Tratamiento de IVA (responde: Ricardo Montes, contador). La venta se expresa sin IVA: el IVA se recauda para la DIAN y no es ingreso de la empresa. Toda cifra con IVA debe decirlo en su nombre.
Tercero (responde: Ricardo Montes, contador). Persona natural o jurídica identificada ante la DIAN por cédula o NIT. Es a quien se factura y a quien se otorga crédito.
Punto de venta (responde: Hernán Cuello, director comercial). Lugar físico que el vendedor visita y al que se despacha. Pertenece a un tercero; una cadena es un tercero con muchos puntos de venta.
Cliente activo (responde: Liliana Peñaranda, gerente financiera). Tercero, unificado por la raíz de su NIT, con al menos una factura en los últimos 90 días. Un punto de venta no es un cliente. Cálculo: Número de terceros distintos por raíz de NIT con al menos una factura en los últimos 90 días (por fecha de factura).
Cupo de crédito (responde: Yolanda Ariza, jefe de cartera). Monto máximo y plazo de pago que la empresa otorga a un tercero. Plazo cero es contado; un cupo activo tiene plazo de 30 o 60 días.
Vendedor (responde: Hernán Cuello, director comercial). Persona de la fuerza de preventa que visita puntos de venta y toma pedidos en una sede.

Qué llama «venta» cada sistema

App de preventa (Hernán Cuello): Pedidos tomados (con IVA). Valor de los pedidos tomados en el mes, con IVA, en cualquier estado. Corresponde a «Pedido».
ERP (facturación electrónica) (Ricardo Montes): Venta facturada (sin IVA). Facturas electrónicas emitidas en el mes, sin IVA, antes de notas crédito. Corresponde a «Venta facturada».
ERP (facturación electrónica) (Liliana Peñaranda): Venta neta (sin IVA). Venta facturada menos las notas crédito emitidas en ese mismo mes, aunque se refieran a facturas de meses anteriores, sin IVA. Corresponde a «Venta neta».
Cartera (Excel) (Yolanda Ariza): Recaudo (con IVA). Dinero recibido en el mes, con IVA, de facturas de cualquier mes. Corresponde a «Recaudo».

Qué llama «cliente activo» cada sistema

App de preventa (Hernán Cuello): Puntos visitados en 90 días. Puntos de venta visitados al menos una vez en los últimos 90 días, compraran o no. Corresponde a «Punto de venta».
ERP (facturación electrónica) (Ricardo Montes): Terceros facturados en 90 días. Registros de tercero (NIT o cédula, tal como están en el ERP) con al menos una factura en los últimos 90 días. Corresponde a «Tercero».
Cartera (Excel) (Yolanda Ariza): Terceros con cupo activo y sin mora mayor a 60 días. Filas de cartera con cupo activo a crédito y sin facturas vencidas hace más de 60 días. Corresponde a «Cupo de crédito».

Lo que usted puede calcular con sus fuentes

Usted está conectado a: App de preventa.
No puede calcular Venta facturada: le faltan el valor sin IVA y la fecha de factura de las facturas.
No puede calcular Venta neta: le faltan el valor sin IVA y la fecha de factura de las facturas; el valor sin IVA y la fecha de la nota de las notas crédito.
No puede calcular Recaudo: le faltan el valor pagado y la fecha de pago de los pagos recibidos.
No puede calcular Meta comercial: le faltan el valor y el mes de las metas del presupuesto.
No puede calcular Cliente activo: le faltan la identificación de los terceros; la fecha de factura de las facturas.

Decisiones vigentes

D-001 (2026-10-30): «Venta» sin calificativo significa venta neta, sin IVA, por fecha de factura.
D-002 (2026-10-30): Las notas crédito cuentan en el periodo de la fecha de la nota, aunque se refieran a una factura de un mes anterior.
D-003 (2026-10-30): La meta se fija en venta neta sin IVA. Las cuotas de pedidos de los vendedores se derivan de ella: cuota con IVA = meta × (1 + IVA efectivo) ÷ (1 − pérdida histórica entre pedido y venta neta), con tasas que publica finanzas cada trimestre.
D-004 (2026-10-30): El recaudo nunca se compara contra la meta comercial.
D-005 (2026-10-30): Cliente activo es un tercero, unificado por la raíz del NIT, con al menos una factura en los últimos 90 días. Los puntos de venta son un concepto aparte, no clientes.
D-006 (2026-10-30): La cédula y el NIT de una misma persona natural son el mismo tercero. La S.A.S. que constituye un tendero es un tercero distinto: se marca como posible duplicado, no se unifica.